Obowiązek ewidencji sprzedaży za pomocą kas fiskalnych ciąży, co do zasady, na wszystkich podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Podmiotem obowiązanym do stosowania kas rejestrujących jest podatnik, który jednocześnie spełnia poniższe warunki:
– dokonuje sprzedaży (dostawy towarów lub świadczenia usług) na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych,
– nie jest objęty zwolnieniem podmiotowym określonym w art. 113 ustawy o VAT,
– nie wykonuje wyłącznie czynności zwolnionych od VAT, np. na podstawie art. 43 ustawy o VAT (zwolnienie przedmiotowe),
– nie wykonuje wyłącznie czynności poza terytorium Polski.

Podatnicy zwolnieni podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT objęci są szczególnymi zasadami prowadzenia ewidencji, które zostały określone w art. 109 ust. 1 oraz 3 ustawy o VAT.

Muszą oni prowadzić jedynie ewidencję sprzedaży (wartości sprzedaży) za dany dzień. Ewidencja ta jest potrzebna do prawidłowego określania momentu, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia podmiotowego (przekroczenie rocznego limitu).

Natomiast podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od VAT, są również zwolnieni z prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji na potrzeby tego podatku. W przypadku wystąpienia zwolnienia podmiotowego albo wykonywania wyłącznie czynności zwolnionych przedmiotowo od podatku brak obrotu i kwot podatku należnego, a w konsekwencji również obowiązku ich ewidencjonowania, co oznacza, że podatnicy objęci tymi zwolnieniami są zwolnieni z obowiązku stosowania kas rejestrujących.

Przepis art. 111 ust. 1 ustawy o VAT nakazuje, bowiem wyraźnie prowadzenie ewidencji tylko w zakresie obrotu i kwot podatku należnego z tytułu wykonywania określonych czynności. Jeśli takie wartości nie występują, trudno uznać, że podatnik ma je ewidencjonować.

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku)ewidencjonowania. Odliczenie za zakup kasy fiskalnej przysługuje podatnikowi tylko raz, w momencie rozpoczęcia ewidencjonowania.

Na podstawie art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnik, który spełni określone warunki, może skorzystać z odliczenia (zwrotu) części kwoty zapłaconej za nabyte kasy rejestrujące. Prawo to przysługuje podatnikom wyłącznie w stosunku do kas zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Odliczenie nie przysługuje, zatem podatnikom, którzy w związku z rozszerzeniem działalności gospodarczej dokonują zakupu nowych kas rejestrujących bądź dokonują wymiany istniejących kas.

Odliczenie może być dokonane w rozliczeniu podatku od towarów i usług za miesiąc lub kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Kwota dokonanego odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących nie może być wyższa od kwoty różnicy między podatkiem należnym a naliczonym. W przypadku, gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty.

Nie wystarczy kupić kasę i rozpocząć za jej pomocą ewidencję sprzedaży. Trzeba dopełnić wielu urzędowych formalności.

1. Zgłaszamy do urzędu skarbowego liczbę kas rejestrujących i miejsce (adres) ich używania

Takie zgłoszenie należy złożyć na piśmie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Podatnicy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą je złożyć łącznie z zawiadomieniem o miejscu instalacji kasy rejestrującej (na tym samym formularzu), o którym mowa w pkt. 3, o ile zrobią to przed terminem powstania obowiązku ewidencjonowania.

2. Kupujemy kasę i ją fiskalizujemy

Fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy. Po przeprowadzeniu przez serwis tej operacji za pomocą kasy może być prowadzona tylko sprzedaż w trybie fiskalnym.

W określonych w rozporządzeniu terminach musimy zainstalować co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas rejestrujących, która została zgłoszona do urzędu skarbowego. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca instalujemy kolejne kasy rejestrujące, w liczbie nie mniejszej niż przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu.

3. Zgłaszamy kasę do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy

Trzeba to zrobić w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji. Numer ewidencyjny nie zmieni się w razie zmiany właściwości urzędu skarbowego. Należy go trwale nanieść na obudowę kasy. Numer ten i książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom.

4. Korzystamy z ulgi

W deklaracji VAT-7 możemy odliczyć połowę kwoty wydanej na zakup kasy, lub wystąpić o zwrot tej kwoty na rachunek bankowy. Możliwość ta dotyczy tylko kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ewidencjonowania.

Zakończenie użytkowania kasy

Jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik:

•    zaprzestanie działalności;
•    zaprzestanie użytkowania kasy; wówczas będzie zobowiązany do zwrotu odliczonej wcześniej kwoty 50% ceny netto kasy.

Jeżeli jednak zaprzestanie użytkowania kasy nastąpi wskutek zdarzeń losowych, np. kradzieży, działania żywiołu, trwałego uszkodzenia wówczas obowiązek zwrotu odliczenia nie nastąpi. Zarówno, bowiem ustawa, jak i rozporządzenie wykonawcze, uzależniają obowiązek zwrotu od działań podatnika, a nie od czynników zewnętrznych, na których działanie podatnik nie ma wpływu.

Czy podatnik świadczący usługi budowlane na początku działalności gospodarczej ma obowiązek instalacji kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna nie jest niezbędna od pierwszej przeprowadzanej czynności. W przypadku podatnika rozpoczynającego działalność np.15 lipca 2009 r. obowiązuje limit 20 tys. zł w pierwszym roku podatkowym oraz 40 tys. zł dla odbiorców indywidualnych w latach następnych.

Ponadto w 2009 r. możliwe jest stosowanie zwolnienia z ewidencji świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

każde świadczenie usługi dokonane przez podatnika jest dokumentowane fakturą, w której zawarte są w szczególności dane identyfikujące odbiorcę;

liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług, o których mowa w pkt 1, w 2008 r. nie przekroczyła 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20 (w przypadku podatników rozpoczynających wykonywanie czynności w drugiej połowie 2009 r., jeżeli liczba operacji świadczenia tych usług do końca roku nie przekroczy odpowiednio 25, a liczba odbiorców tych usług - 10).